Organisation

Cotisations et adhésions en association de chasse

Publié le · Mis à jour le 6 min de lecturePar Ronan Pouliquen, co-fondateur d'EventMigo SAS

La cotisation est la première ressource d'une association de chasse, et souvent la première source de friction : qui fixe le montant, quand l'encaisser, quel justificatif remettre, que faire d'un adhérent qui ne paie pas. Ce guide pratique déroule la saison côté trésorier, des statuts à la clôture des comptes, en s'appuyant sur les textes applicables et en renvoyant toujours à vos statuts pour ce qu'ils sont seuls à décider.

Qui fixe le montant de la cotisation ?

Le montant de la cotisation est fixé par l'instance que désignent les statuts : assemblée générale le plus souvent, parfois conseil d'administration ou bureau. La cotisation est une obligation contractuelle de l'adhérent, et son non-paiement peut conduire à l'exclusion dans les conditions prévues par les statuts. Rien ne remplace donc la lecture de vos propres statuts et de votre règlement intérieur.

La fiche Cotisations à une association de service-public.gouv.fr rappelle que les statuts peuvent déléguer la fixation du montant au règlement intérieur, ce qui évite une modification statutaire à chaque revalorisation. En pratique, dans la plupart des sociétés de chasse, le montant est voté chaque année en assemblée générale avec le budget, et inscrit au procès-verbal. Conservez ce procès-verbal : c'est lui qui justifie l'appel de cotisation envoyé aux membres. Les règles générales sur le partage des compétences entre AG, conseil et bureau sont décrites sur la fiche Instances dirigeantes d'une association.

Quelles sont les particularités d'une ACCA ?

Une ACCA ne choisit pas librement ses membres : l'article L422-21 du Code de l'environnement impose aux statuts d'admettre les membres de droit titulaires d'un permis de chasser validé. La cotisation reste fixée par l'association selon ses statuts, mais l'adhésion elle-même ne peut pas être refusée à ces catégories.

Les membres de droit sont, pour l'essentiel, les personnes domiciliées dans la commune, les propriétaires ayant apporté leurs terrains et leurs proches, les preneurs de baux ruraux, auxquels s'ajoute un pourcentage minimal de chasseurs extérieurs. Le même article précise qu'un propriétaire non chasseur qui a apporté ses terres peut être membre sans être tenu de couvrir un éventuel déficit de l'association. L'article L422-22 ajoute que la qualité de membre confère le droit de chasser sur l'ensemble du territoire, conformément au règlement. Les statuts types distinguent généralement plusieurs catégories de cotisation (membres de droit, membres extérieurs, parfois ayants droit), avec des montants différents. Le fonctionnement complet de ces associations agréées est détaillé dans notre guide sur l' ACCA, son fonctionnement et ses obligations.

Carte de chasse, droit d'entrée, timbre : quelle différence ?

La cotisation annuelle donne la qualité de membre. La carte de chasse (ou carte de sociétaire) en est le justificatif matériel, souvent exigé sur le terrain. Le droit d'entrée est une somme versée une seule fois à l'admission, et les timbres ou cartes complémentaires ouvrent un droit particulier, comme la chasse du grand gibier. Tout cela n'existe que si vos statuts le prévoient.

Ces notions se confondent vite dans les tableurs. Reprenez le vocabulaire exact de vos statuts sur vos appels de cotisation, vos reçus et votre fichier d'adhérents, et vérifiez que chaque montant spécifique (droit d'entrée, carte temporaire pour un invité) a bien été voté par l'instance compétente : un tarif appliqué par habitude mais jamais adopté est fragile en cas de contestation.

Comment encaisser et quel justificatif remettre ?

Chaque cotisation encaissée doit donner lieu à un justificatif conservé par l'association (souche, relevé, bordereau) et, sauf dispense prévue par vos statuts, à un reçu remis à l'adhérent. Le reçu fiscal ouvrant droit à une réduction d'impôt n'est possible que si l'association remplit les conditions d'intérêt général, ce qui n'est généralement pas le cas d'une société de chasse.

Concrètement, le trésorier tient une liste des encaissements par adhérent (date, montant, mode de paiement, catégorie de cotisation) sur un compte bancaire distinct de ceux des dirigeants ; les espèces reçues en permanence sont déposées rapidement avec un bordereau. Un reçu numéroté, même envoyé par e-mail, suffit. N'employez pas le terme « reçu fiscal » à tort : la fiche service-public citée plus haut réserve la réduction d'impôt aux organismes d'intérêt général.

Quelle comptabilité tenir dans une petite association de chasse ?

Une association de chasse de taille modeste n'est soumise à aucun plan comptable obligatoire, mais elle doit pouvoir rendre compte de sa gestion à ses membres et conserver ses documents. Service-public recommande de garder les comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives au moins dix ans, et les procès-verbaux d'assemblée au moins cinq ans.

Le socle minimal est un livre de recettes et de dépenses tenu au fil de l'eau, rapproché du relevé bancaire chaque mois, et un classeur des pièces justificatives numérotées. Le trésorier présente ces comptes à l'assemblée générale, qui les approuve : cette approbation figure parmi les décisions relevant de l'AG selon la fiche Instances dirigeantes. Les durées de conservation par type de document sont détaillées sur la fiche Délais de conservation des documents d'une association.

Comment relancer un adhérent et, le cas échéant, le radier ?

La relance puis la radiation pour non-paiement ne sont possibles que dans les conditions et selon la procédure prévues par vos statuts. Service-public indique qu'une mise en demeure par courrier recommandé, suivie d'un second courrier en cas de silence, précède en général l'exclusion, qui est prononcée par l'instance compétente.

Fixez un calendrier dès l'appel de cotisation : date limite, relance amicale, puis mise en demeure citant la clause statutaire applicable, avec une trace datée de chaque échange. Pour une ACCA, la prudence s'impose avec les membres de droit : l'adhésion ne peut pas leur être refusée, et les conséquences d'un non-paiement dépendent de la rédaction de vos statuts et de votre règlement intérieur. En cas de doute, consultez votre fédération départementale avant toute radiation.

Quel lien entre adhésion et validation annuelle du permis ?

L'adhésion à l'association et la validation annuelle du permis sont deux démarches distinctes, mais la seconde conditionne la première : un chasseur ne peut pas chasser sur le territoire sans permis validé pour la saison. La validation s'obtient auprès de la fédération départementale, avec assurance responsabilité civile et paiement des redevances et du timbre.

La fiche Validation annuelle du permis de chasser décrit les options (validation départementale ou nationale, annuelle ou temporaire) et les pièces à fournir. Pour l'association, cela signifie que le fichier des adhérents doit enregistrer, pour chaque membre, le numéro de permis et la validation de la saison en cours, en plus de l'état de la cotisation. Beaucoup de règlements intérieurs conditionnent la remise de la carte de chasse à la présentation du permis validé et de l'attestation d'assurance. Ce même fichier servira ensuite aux relevés de prélèvement nominatifs, dont nous décrivons la tenue dans notre article sur la déclaration de prélèvement.

Quelles précautions RGPD pour le fichier des adhérents ?

Un fichier d'adhérents contenant identité, coordonnées, numéro de permis et état des paiements est un traitement de données personnelles soumis au RGPD, quelle que soit la taille de l'association. Il doit figurer au registre des activités de traitement, être limité aux données utiles, et n'être consulté que par les personnes qui en ont besoin.

La CNIL précise que le registre des activités de traitement concerne tous les organismes, publics comme privés, et que les structures de moins de 250 salariés n'y inscrivent que leurs traitements non occasionnels : la gestion des adhérents et des cotisations en est un. Pour chaque traitement, notez la finalité, les données, les accès, la durée de conservation et les mesures de sécurité. Service-public indique que les données d'un membre peuvent être conservées pendant l'adhésion, puis jusqu'à cinq ans à des fins de preuve, avant suppression ou anonymisation. Informez les adhérents sur le bulletin d'adhésion, et ne diffusez pas la liste complète avec coordonnées sans nécessité.

Comment HuntMigo aide-t-il à suivre les adhésions ?

HuntMigo propose une gestion des adhérents pensée pour les ACCA et sociétés de chasse : fiche par chasseur avec historique, import et export CSV en masse, et validation du numéro de permis côté serveur, qui signale un permis expiré ou un chasseur inactif. Les exports permettent de produire rapidement la liste des membres pour l'assemblée générale ou la fédération. Pour savoir si votre association a intérêt à passer à un outil dédié, consultez notre guide sur le logiciel pour association de chasse.

En résumé

  • Le montant de la cotisation est fixé par l'instance désignée dans vos statuts, le plus souvent l'assemblée générale ; conservez le procès-verbal.
  • Dans une ACCA, les membres de droit ne peuvent pas se voir refuser l'adhésion (article L422-21), mais la cotisation reste fixée par l'association.
  • Distinguez cotisation, carte de chasse, droit d'entrée et timbres, en reprenant le vocabulaire de vos statuts.
  • Remettez un reçu, tenez un livre de recettes et de dépenses, conservez les pièces comptables dix ans et les PV d'AG cinq ans.
  • Relance puis radiation suivent la procédure prévue par les statuts, avec mise en demeure écrite.
  • Le fichier des adhérents enregistre la validation annuelle du permis et relève du RGPD : registre des traitements, durées de conservation, accès limités.

Pour aller plus loin

Sources officielles

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